Un récent article, plubié en clair sur le site d'Archimag sur "L'archivage des e-mails", sous la plume de Chrsitophe Dutheil (Archimag, décembre 2009 - janvier 2010) nous invite à élargir la question à celle plus générale de la gestion des courriels.
Beaucoup de logiciels bureautiques se sont largement améliorés au cours des temps, et surtout l'émergence du Web 2.0 avec sa cohorte d'outils de catégorisation et de tagage (indexation) des informations a permis d"apporter un supplément de sens aux informations traitées. C'est ainsi que le terme de Web sémantique commence à prendre réellement son sens.
Mais concernant la gestion de certains ressources internet, les outils restent toujours aussi basiques. C'est le cas par exemple de la gestion des favoris, signets ou marque-pages, trois termes différents mais qui couvrent la même réalité. Hormis le classement en dossiers et sous-dossiers, soit un mode classificatoire brut et archaïque, il est impossible - du moins dans les navigateurs les plus courants -, par exemple, d'indéxer les liens à l'aide de tags pour en décrire le contenu.
Certes, il est toujours possible de s'échapper de la gestion de signets courante de son navigateur et de les gérer sous un autre outil, un logiciel documentaire, par exemple ou tout simplement un bon vieux traitement de texte permettant de classer et commenter ses pages préférées. Mais quel aveu de pauvreté pour les navigateurs !
Il en est de même - et c'est à notre sens plus gênant - de la gestion des courriels. Aucun des grands logiciels clients de messagerie ne permet d'autres gestion que le classement d'un message dans un dossier ou sous-dossier. Or il n'est pas rare qu'un même courriels puissent relever de plusieurs sujets ou thème, ou encore qu'on souhaite associer à un courriel plusieurs mots-clés en vue de le retrouver par les concepts évoqués. Il est même impossible de simplement renommer ou annoter ses courriels reçus dans le champ sujet, afin de plus facilement les retrouver. Pour ce faire, il faut ruser en se réexpédiant le courriel avec les modifications ou les annotations souhaitées dans le champ sujet...
D'aucuns objecteront que Gmail, l'outil de messageire deGoogle, permet de taguer ses courriels... Oui mais Gmail n'est pas un modèle de confidentialité tel qu'on puisse le conseiller à des entreprises qui travaillent sur des sujet hautement stratégiques et confidentiels.
Quant aux outils de recherche dans les clients de messagerie, ils sont souvent si rudimentaires qu'on finit par ne plus les utiliser. Là encore, une des solutions est de se doter d'un moteur de recherche dits "desktop" c'est-à-dire installé sur son PC, tels que - encore lui ! - Google Desktop. Ces outils indexent tous les fichiers bureautiques et courriels sur la totalité d'un disque dur. Mais chacun sait que la recherche en texte libre est souvent beaucoup moins performante du fait même du flou des termes utilisés.
On attend donc toujours les outils qui permettraient d'indexer et d'annoter ses courriels. Voici près de vingt ans que les logiciels de messagerie sont très répandus et on n'a toujours pas fait un seul progrès à ce sujet. A l'ère de la gestion des connaissances (Knowledge management pour les inconditionnels du globish, ou KM pour les purs jargonnant), il est étonnant que personne ne se soit penché dessus.
L'article sur l'archivage des courriels sur le site d'Archimag :
http://archimag.com/fr/accueil-archimag/magazines/archimag-n230/outils/...
