La société Ricoh a récemment mis en ligne un Livre blanc intitulé "L’impact des processus documentaires au sein des entreprises".
Ce document — qui s'appuie sur une étude menée par Coleman Parkes Research — se donne pour objectif d'offrir aux dirigeants des entreprises européennes une analyse inédite des processus de traitement de leurs documents critiques. Les personnes interrogées sont responsables de la gestion globale du traitement des documents critiques au sein de leur organisation et sont issues de différents départements (finance/comptabilité, commercial, ressources humaines, services clients, juridique, logistique, etc). Les conclusions de l’enquête résultent de 458 entretiens téléphoniques menés auprès de grandes entreprises (plus de 1000 employés) en Europe (Belgique, France, Allemagne, Italie, Pays-Bas, Suède, Finlande, Norvège et Danemark, Espagne, Suisse et Royaume-Uni).
L’enquête permet d’identifier les axes d’amélioration en termes de processus documentaires et de ses effets économiques au regard des défis à venir : les changements démographiques, les enjeux du développement durable, la mondialisation et les nouvelles technologies.
Cette étude révèle notamment que le traitement des documents critiques représente pour les entreprises européennes un investissement significatif d’environ 147 milliards d’euros par an.
Ces processus ont un impact significatif sur la performance, la rentabilité et la capacité des organisations à répondre aux besoins de leurs clients. En Europe, les employés responsables de la gestion de ces documents y consacrent environ 362 millions d’heures par an sur leur temps de travail. En effet, tous les six mois environ, les entreprises européennes auditent leurs processus documentaires. Néanmoins, ces audits peinent à déceler tous les dysfonctionnements et les organisations à mettre en place les plans d’actions nécessaires.
Actuellement, les processus déployés au sein des entreprises européennes monopolisent inutilement de nombreux collaborateurs et sont souvent source d’erreur, affectant ainsi les services commerciaux et la relation avec les clients.
La plupart des entreprises européennes déclarent que leurs principaux objectifs en termes d’amélioration des processus sont les suivants :
- renforcer la sécurité (67%)
- améliorer le partage des connaissances (67%)
- améliorer l’efficacité des collaborateurs (65%).
Il parait donc essentiel pour les dirigeants d’entreprises de retrouver la maîtrise de leurs processus
documentaires. La réforme de ces processus de gestion documentaire peut ainsi permettre aux entreprises européennes de se restructurer pour accroître leur compétitivité et le partage des connaissances entre les collaborateurs.
Pour consulter l'étude : www.ricoh.fr/a-propos-de-ricoh/news/2011/20110630-Livre-blanc-Ricoh---L-impact-des-...
