Des recommandations mises en avant par Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ) dans un document intitulé "La numérisation des documents administratifs : méthodes et recommandations" établissent les éléments essentiels relatifs à tout projet de numérisation de documents pour respecter les exigences archivistiques, législatives et règlementaires en vigueur au Québec.
Dans une optique complémentaire, les universités du Québec ont joint leurs efforts afin de produire des outils pratiques, respectant les recommandations émises par BAnQ, pour gérer le foisonnement d’initiatives de projets de numérisation. C'est ainsi que le Bureau de Coopération Interuniversitaire des Universités québécoises vient de mettre en ligne un document intitulé "Guide de gestion d’un projet de numérisation".
Ce guide se donne pour objectif de fournir des outils d’évaluation, de planification et de contrôle utiles à la bonne conduite et à la réussite d’un projet de numérisation de documents. Inspiré de la philosophie de la gestion de projet, ce guide propose ainsi une méthodologie permettant de gérer un projet de numérisation de son initiative à sa finalisation. Bien qu’élaboré au premier chef pour gérer des projets de numérisation de documents administratifs, les outils proposés dans ce guide peuvent aussi servir pour des projets de numérisation d’archives historiques.
La numérisation des documents comporte de nombreux avantages, que ce soit une plus grande accessibilité aux documents pour le personnel des établissements ou pour le public, la facilité d’exploitation des documents à des fins de recherche ou encore la préservation et la conservation des documents originaux. Elle soulève cependant certains enjeux notamment au niveau de la préservation de la valeur probante et de la pérennité de l’information ainsi que des ressources tant humaines, financières que technologiques à y investir. De plus, les projets doivent faire l’objet d’une veille technologique post-réalisation afin d’offrir toutes les garanties possibles en matière de pérennité et d’accessibilité des documents numérisés.
Plus d'infos : www.crepuq.qc.ca/spip.php?article1477&lang=fr
