Nous posons quelques jalons essentiels dans cette première contribution. Rappelons également notre article publié en mars 2004, La fonction documentaire condamnée à un brillant avenir, qui se penchait déjà sur cette question et auquel nous renvoyons le lecteur.
Un dernier mot. Cet article - et les suivants - fera sans doute réagir en suscitant peut-être les habituelles manifestations de résistance au changement. Ils n'ont pas d'autre but que de proposer une réflexion différente sur nos métiers, pour aller de l'avant et sauver un métier et des professionnels qui peuvent encore l'être.
I. Du document à l'information
A. Un métier né dans les documents
Le métier est né au sein des documents. C'est-à-dire qu'il s'est créé à partir du besoin de maîtriser des documents. Pas ceux émanant de l'activité de l'entreprise ; les secrétaires étaient là pour le faire avec leurs propres techniques de cotation et de classement.
Nous dirons, avec une once de malice, que ces documents étaient trop importants pour les laisser aux mains des documentalistes. Rappelons que dans le mot secrétaire réside le mot secret. Dans le mot documentaliste, ne se cache que le mot document ; nous y revenons plus loin.
Il s'agissait donc de développer un métier capable classer, annoter, qualifier ces documents émanant de l'extérieur et pouvant avoir un intérêt pérenne pour l'entreprise, en vue de les retrouver, de les mettre à disposition et de les diffuser. À mi-chemin entre les secrétaires et les bibliothécaires.
1. Une démarche empirique
C'est donc au contact de la réalité des documents externes venant s'échouer au rivage de l'entreprise que se sont forgées les règles du métier, par un lent détachement de la pratique des bibliothèques. Le terme de documentaliste est d'ailleurs proprement français ; en pays anglo-saxons, librarian couvre les deux métiers. Par la force des choses, ces pratiques du métier ont aussi largement hérité des techniques de secrétariat. Ce qui fait qu'on entend encore souvent affirmer que les documentalistes sont des secrétaires amélioré(e)s ; nouveau drame sur lequel nous reviendrons. Ces techniques vont aussi prendre en compte le cycle de vie d'un document. Ainsi naît la fameuse chaîne documentaire.
2. Quelques méthodes cependant...
Nous ne nierons pas l'apport des grands ancêtres (Paul Otlet et Henri La Fontaine, notamment) ni les illustres fondateurs du métier depuis trente ans, au premier rang desquels nous saluerons Jacques Chaumier, considéré comme le père de la chaîne documentaire. Précisément, celui-ci explique que cette chaîne est issue du rapport Weinberg, décrivant la chaîne de transmission de l'information très proche, aussi de la chaîne bureautique qui sera mise au point dans les années 80 (2).
Notre métier s'est donc enrichi de quelques méthodes. Disons tout de suite que ces méthodes sont trop souvent restées au ras du document, sans réelle envergure ni ambition. Nous y reviendrons dans un prochain article.
Le premier à avoir compris et ouvertement critiqué cette situation fut Laurent Bernat dans son mémoire de fin d'étude de l'INTD en 1994 qui fit grand bruit à l'époque (3). Dix ans plus tard, ces critiques n'ont hélas pas pris une ride...
3. Les premiers problèmes d'image
Si les bibliothécaires d'une certaine époque ont joui d'une réputation fâcheuse (« rats de bibliothèques », personnes échouées dans les bibliothèques parce que incapables d'être en contact avec le public - nous avons connu de ces individus dans les bibliothèques universitaires voici 25 ans, qui réussissaient, tout au plus, à faire pleurer les étudiantes) et si la secrétaire (rempart vivant de son patron, s'interposant de toute son âme entre lui et les importuns) souffrait du même type d'images outrancières, les documentalistes ont également acquis une image peu flatteuse. Mais si les bibliothécaires et les secrétaires devenues assistantes jouissent aujourd'hui d'une bien meilleure image, ce n'est pas encore le cas des documentalistes.
La situation a été analysée dans les années 80 au sein du métier (à l'ADBS notamment) et quelques-unes des causes ont été trouvées. Mais on n'y a semble-t-il pas efficacement remédié puisque le métier souffre toujours d'une image fortement décalée de la réalité.
En effet, signalons d'emblée que nous n'aurions pas embrassé ce métier s'il ne présentait pas de réels côtés passionnants, et si surtout nous n'avions pas rencontré, dès notre début de carrière, des professionnels passionnés de leur métier, dynamiques et ayant le sens du service et de l'écoute des autres, notamment parmi les responsables régionaux de l'ADBS, hommes et femmes de terrain, par définition, dynamiques et battants, au point de s'investir dans des fonctions de bénévolat professionnel.
La prise de conscience des années 80 allait apporter des remèdes mais aussi pousser à commettre des erreurs, sources de nouveaux malentendus.
B. La mue des années 80
Une des grandes difficultés de se remettre en cause pour un métier, c'est que ses membres ont le nez sur le guidon. Il est donc très difficile de prendre du recul pour se regarder faire, pour objectiver ses modes de fonctionnement, ses a priori et présupposés. En outre, c'est tout un métier, et non quelques professionnels, qui devait ainsi remettre à plat ses pratiques. La tâche fut sans doute difficile. Nous pouvons en témoigner puisque nous avons abordé la profession à ce moment et avons été associé à cette réflexion-mutation à l'ADBS. Or, nous n'avions pas, nous-mêmes, le recul professionnel nécessaire, nous l'avons déjà avoué (4).
1. Image du métier et document poussiéreux
Parmi les quelques causes de déficit d'image de nos profession, une des plus discutées fut le nom du métier, trop associé au document. Deux écoles s'opposèrent, comme nous l'avons déjà évoqué par ailleurs (5) : les tenants du maintien du nom de documentaliste, avec pour mission de réévaluer son image, et les partisans du changement du nom. Toujours est-il que le problème résidait dans le rattachement du nom au document.
Or, un document, vu dans les années 80, au sein de la profession, c'est forcément du papier ; donc un objet vétuste, poussiéreux, encombrant, au point que les entreprises ne rêvent que de s'en débarrasser... Bref, le document est aux yeux des professionnels de l'époque, paré de tous les péchés professionnels et ne tarde pas à passer pour la cause presque unique de l'image vétuste du métier, tout aussi vétuste que le support derrière lequel il s'abrite.
Sur le plan du document papier, c'était peut-être vrai, mais cette analyse à courte vue allait pousser notre profession à rater un de ses rendez-vous historiques essentiels de son histoire. Mais ce sera l'objet d'un autre article.
2. Prestige de l'information
À côté de cet objet ringard qu'est le document papier, il est une denrée parée de tous les prestiges dans l'entreprise des années 80 : l'information. Nous avons par ailleurs, disserté sur la chaîne document information connaissance (6) et dit l'importance de l'information dans la société du même nom (7).
En effet, les théoriciens de la gestion des organisations avaient récemment découvert l'importance des flux informationnels dans l'entreprise. C'est sur cette mode des flux d'information que notre métier va tenter de surfer pour revaloriser son image. D'où l'affirmation positive et salutaire : nous sommes des spécialistes du traitement de l'information.
Au passage on renouait avec le lointain rapport Weinberg qui évoquait, lui, la chaîne de transmission de l'information.
II. Vous avez dit professionnel de l'information ?
En 1993, l'ADBS, la plus importante association de la profession et qui fête alors ses trente ans, change de nom tout en gardant son sigle d'origine : elle devient ainsi l'Association des professionnels de l'information et de la documentation. On garde, en fin de développé, le terme de documentation. Compromis entre la tendance tout information et la survivance du concept de documentation.
Ce faisant, la profession allait créer un nouveau malentendu, et donc un nouveau problème d'image. Mais il en est un autre, plus grave encore et que personne n'a vraiment vu venir.
A. Un premier malentendu
En adoptant une périphrase aussi large que celle de professionnels de l'information, la profession prenait le risque de brouiller les cartes et de flouer un message déjà peu positif.
1. Noyade au sein des métiers de l'information
On a vite objecté que les documentalistes - dont on n'avait d'ailleurs ni aboli ni changé le nom - ne sont pas les seuls professionnels de l'information. Tout métier ayant à manipuler de l'information peut s'en réclamer, tels que les journalistes, les services de communication, les éditeurs, et même les informaticiens, ainsi que les bibliothécaires et archivistes. Revendiquer le qualificatif de professionnels de l'information revenait donc à noyer une profession bien identifiée dans les professions voisines, donc nier sa spécificité. Pour une profession, à tort ou à raison, en crise d'identité, on pouvait rêver mieux...
2. Brouillage d'une image déjà floue
Le seul avantage retiré de ce demi changement d'appellation a été de ramener les documentalistes dans le champ des professions de l'information, secteur qu'on appelle généralement information-documentation, I-D ou I&D, appellation remise au goût du jour par Laurent Bernat en 1995, mais qui préexistait (on parle de plus en plus aujourd'hui d'information- documentation-connaissance - IDC).
Hormis ce point positif, on allait avoir encore plus de mal à communiquer l'image construite d'un métier de plus en plus flou à cerner et de plus en plus confondu avec les métiers voisins.
La profession aurait pu mieux résister de l'intérieur si elle avait une spécificité technique de haut niveau. Mais ce n'est pas le cas et c'est un de ses autres drames sur lequel nous reviendrons, et qui fait que toute personne un peu douée et avec du bon sens peut rapidement devenir documentaliste sans aucune formation.
Mais, un autre malentendu bien plus vaste est en train de se révéler.
B. Un deuxième malentendu
Pour assurer leur mue des années 80, les documentalistes se sont rattachés un peu hâtivement à la théorie des flux d'information mise en lumière par la gestion des organisations. Ils ne reprenaient qu'une petite partie d'un édifice plus vaste et qui possède sa cohérence interne ; en extrayant une partie de l'édifice, sans prendre en compte son ensemble, vision de l'information et de son rôle dans l'entreprise forcément parcellaire.
1. Traitement ou gestion ?
Lorsqu'ils veulent préciser leur fonction, les documentalistes se disent spécialistes ou professionnels du traitement de l'information. C'est en effet leur spécificité actuelle puisqu'ils sont censés maîtriser ces techniques (indexation, résumé, synthèse...) Mais ce disant, ils passent sous silence une part de la fameuse chaîne documentaire, au rang desquels figure la très importante recherche d'information. Si donc on veut englober l'ensemble des opérations intellectuelles et matérielles effectuées par nos professions, ne vaut-il pas mieux parler de gestion de l'information ? : Professionnels de la gestion de l'information...
2. La gestion de l'information, une science de gestion
Dès lors le grand mot est prononcé. Il est bien question de gestion... Et il y a des écoles pour cela. Où l'on apprend à gérer toutes sortes de réalités de l'entreprise : gestion budgétaire, financière, des ressources humaines, de projet... On y apprend la rentabilité des investissements, le marketing, la fonction commerciale, la stratégie, la communication, etc. Bref, on y forme de vrais gestionnaires polyvalents qui peuvent, par la suite, se spécialiser dans la gestion financière, commerciale, la communication ou autres.
Parmi ces spécialités, ne peut-on pas envisager la gestion de l'information ?
Plutôt que de nous obnubiler sur nos chères techniques documentaires que sont le catalogage, l'indexation, le résumé et autre synthèse, ne vaudrait-il pas mieux aborder la gestion de l'information par le haut, dans une vision globale ?
Car la véritable gestion de l'information, c'est avant tout de la gestion, avant d'être des techniques documentaires.
Et c'est bien cette hauteur de vue qui manque cruellement, faute d'une formation correcte dans ces domaines. Les responsables de services sont le plus souvent incapables de concevoir un plan stratégique, voire de défendre un budget face aux décideurs de l'entreprise. Combien de chefs de services connaissent réellement la totalité des coûts de structures de leurs services, charges de personnel comprises ? Combien savent manager une équipe, un projet ?
3. Un cruel déficit de formation en gestion
C'est aussi toutes ces carences en gestion qui donnent l'image peu flatteuse de nos métiers.
Formés aux techniques professionnelles, comme l'est une secrétaire de ses propres techniques, tous les professionnels issus des bonnes écoles le sont. Mais combien sont formés aux méthodes de gestion comme le serait un directeur chargé de gérer le pôle administratif de l'entreprise ? Aucune des écoles actuelles, à notre connaissance, ne peut délivrer de tels enseignements.
Ici se pose la question cruciale des formations professionnelles que nous aborderons dans un prochain article.
Mais rêvons juste un peu. Les enjeux documentaires et d'information d'une entreprise sont immenses et riches de promesses d'activités innovantes. Ils ne se limitent pas à la documentation externe, nous l'avons déjà signalé (8), dans le sillage de Jean Pintéa (9). Hélas, la plupart des professionnels répugnent souvent à répondre aux besoins trop techniques en gestion de l'information ou encore sont incapables d'anticiper les besoins.
4. Quelques illustrations
La documentation technique d'un moteur d'avion pèse pratiquement autant en papier que le moteur lui-même, quelque 4 tonnes... L'enjeu documentaire est simple et de taille, en termes de rentabilité directe pour l'entreprise : transformer la gestion de plusieurs tonnes de papier qu'il faut suivre, mettre à jour et dupliquer, pour toutes les compagnies aériennes du monde, en une gestion automatique, numérisée et tenant sur un cédérom de 25 grammes, facile à diffuser dans le monde à chaque mise à jour... L'opération sera confiée à un ingénieur formé à la gestion, faute d'avoir rencontré des documentalistes capables de relever le défi. Il est vrai que de bonnes études littéraires prédisposent peu à s'occuper de la documentation d'un moteur d'avion...
Certaines entreprises ont parfaitement saisi les enjeux, non seulement de gestion de l'information mais aussi de la gestion des connaissances et/ou sacrifient à la mode du Knowledge management. Une jeune documentaliste dynamique débarque dans une de ces entreprises qui pratiquent le KM. Elle se lance aussitôt dans l'aventure. Quelques semaines plus tard, elle découvre une cellule documentaire dans l'entreprise et va tenter de convertir ses collègues. Celles-ci refusent de s'investir dans le KM qui n'est pas leur métier, disent-elles. Et on s'étonne de l'image du métier ?
5. Des méthodes de gestion indispensables
Avons-nous seulement la conscience des méthodes de gestion et de l'apport essentiel pour nos métiers ? Si les écoles professionnelles n'en disent pas un mot, on ne peut reprocher aux professionnels de n'être pas à la hauteur à ce sujet.
Dès 1983, élu représentant du Conseil des régions de l'ADBS à son Conseil d'administration, nous avions proposé de réfléchir au marketing documentaire qui nous paraissait devoir être une des techniques de gestion à prendre en compte, précisément pour remonter l'image du métier. Nous nous sommes alors heurtés à l'incompréhension, voire à l'hostilité des responsables de l'honorable association, classique manifestation de la résistance au changement... Peu à peu l'idée fit son chemin mais il fallut attendre deux ans pour que le premier ouvrage sur le sujet paraisse (10).
La seule méthode de gestion qui ait réellement pénétré dans quelques consciences documentaires est l'analyse de la valeur et ses méthodes satellites, telles que la conduite de projet ou la résolution de problèmes, grâce à la ténacité de Jean Michel.
6. La gestion de l'information, une affaire de gestionnaires avant tout
Plus nous y réfléchissons, plus nous pensons que les formations professionnelles refermées sur les seules techniques documentaires, dérivées de la bibliothéconomie et des techniques de secrétariat, ne sont pas de nature à assurer la formation d'envergure qu'attendent les entreprises.
Une formation à des techniques et méthodes intellectuelles et aux technologies de traitement et de gestion de l'information est absolument nécessaire. Mais celles-ci ne sont pas les plus importantes. Rappelons que toute personne d'une certaine capacité intellectuelle et douée de bon sens peut devenir documentaliste sans aucune formation, en apprenant sur le tas. Mais elle ne pourra jamais devenir gestionnaire de l'information. Car cette dimension est avant tout affaire de gestion. Ce qui requiert des méthodes à apprendre et un entraînement que seules les bonnes écoles de gestion offrent. Tout comme on ne fait pas un juriste en quelques heures de droit de l'information, on ne peut former un manager sérieux, en quelques journées.
De sorte que nous sommes arrivés à la conclusion que la gestion de l'information, au sein de laquelle on retrouvera les fonctions documentaires, n'aurait jamais dû sortir des écoles de gestion. Ce devrait être une branche de la gestion au même titre que les ressources humaines, la gestion informatique, le marketing, la communication. Ce devrait être une des spécialités enseignées dans ces maisons. Ou encore, il faudrait envisager une véritable école d'ingénieurs en gestion de l'information.
Les écoles professionnelles de documentation, telles qu'elles sont conçues aujourd'hui entretiennent donc un malentendu. Nous ne nions pas leur rôle actuel, mais elle ne peuvent donner leurs lettres de noblesse à nos métiers.
7. Les premiers effets du malentendu
Il ne s'agit pas que d'un regrettable malentendu linguistique dont on pourrait gloser dans les salons et soirées professionnelles... Il alimente et risque de consommer le divorce entre deux catégories de professionnels. Et à terme, d'évincer nombre de documentalistes.
La plupart des écoles d'ingénieurs ont déjà compris le véritable enjeu et proposent des formations de haut niveau (mastères ou DESS) à la gestion des systèmes d'information. Ce concept même de système d'information, hérité de la systémique, relève des sciences de gestion. Ces formations inculquent à ces brillants ingénieurs, en voie de spécialisation, toutes les méthodes et techniques dérivées de la gestion des entreprises, pour conduire et mener à bien la mise en place de ces systèmes d'information. Elles ne sont pas non plus exemptes de critiques, mais elles ont le vent en poupe et, en outre, elles forment des ingénieurs capables de devenir des cadres polyvalents.
Soit, il s'agit pour eux de concevoir des systèmes d'information purement automatisés dont seront exclus nos métiers, d'ailleurs ignorés par la plupart de ces diplômés ; soit, il s'agit de systèmes à composante humaine qui seront donc conçus des managers ignorant tout des métiers de l'I-D qu'ils auront à intégrer dans leur modèles.
Et, en bas de l'échelle, les documentalistes dont le sort aura été arrêté par ceux-ci et dont ils ne pourront comprendre les motivations.
On se prépare à des affrontements et des divorces qu'on aurait pu éviter, si tout ce joli monde sortait des mêmes écoles, ou à tout le moins des mêmes filières, pas forcément avec le même niveau.
III. Conclusion provisoire : pour une refondation du métier
Le métier de documentaliste, tel qu'il est conçu aujourd'hui, dans ses formations et ses ambitions trop étriquées (documentation externe seulement et absence de prise en compte de tous les enjeux documentaires propres à l'entreprise) constitue à nos yeux un malentendu fondamental.
Il est l'ersatz d'un plus grand et plus beau métier qui n'aurait pas à se soucier de son image ni de sa reconnaissance sociale parce qu'il serait vraiment et évidemment utile aux organisations dans lesquelles il rendrait de réels services.
C'est pourquoi nous militons pour la refondation de nos métiers et pour la création d'une véritable école d'ingénieurs en gestion de l'information dans laquelle on apprendrait autant les sciences de gestion que de vraies méthodes intellectuelles de maniement de l'information et de la connaissance - et pas seulement le catalogage, l'indexation et le résumé...
On le voit, nous rejoignons quelque peu Jacques Chaumier qui pose la question : « Y a-t-il encore besoin d'un enseignement des techniques documentaires ? » (11) Et nous y apportons une réponse de normand : oui et non !
Oui, si revalorisée et refondée. Non, si on reconduit les anciens modèles dépassés.
|cc| Didier Frochot — janvier 2005
Suite possible de cet article : Les rendez-vous manqués de la profession - I
Notes :
1. Des techniques documentaires aux technologies de l'information...
2. Sur l'histoire de la documentation, cf. notamment Jacques Chaumier : Les techniques documentaires - Paris : PUF, rééditions fréquentes - « Que Sais-je ?»
3. Laurent Bernat : Pour en finir avec la crise d'identité des documentalistes ! - Mémoire pour le diplôme supérieur. - Paris : INTD, novembre 1994
4. Comment situer le service documentaire dans la structure générale de l'entreprise in Documentaliste Science de l'Information, vol. 32 n°6, novembre décembre 1995.- p. 303-308
5. Information ou document, une profession à la recherche de son identité
6. Document, donnée, information, connaissance, savoir
7. De la société de l'information à l'industrie culturelle
8. La fonction documentaire condamnée à un brillant avenir
9. Jean Pintéa : Reengeneering des systèmes documentaires. - Paris : Les éditions d'organisation, 1995
10. Jacqueline Calixte et Jean-Claude Morin : Management d'un service d'information documentaire. - Paris : Les éditions d'organisation, 1985
11. Des techniques documentaires aux technologies de l'information...
